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核心期刊:人工智能對智慧檔案館的驅動作用研究


2019-03-13    來源:北京檔案    作者:楊靖;朋禮青

摘要:智慧檔案館的“智”體現在人工智能技術上,它是智慧檔案館開發建設的技術引擎。本文簡要闡述了人工智能和智慧檔案館的概念,具體分析了智慧檔案館與傳統檔案館、數字檔案館的區別,重點探討了人工智能技術對智慧檔案館個性化服務系統、檔案工作效率、檔案管理各個層級的協作能力、存儲和安防方面的驅動作用,并提出智慧檔案館的建設應堅持技術與人文的有機統一。 
  關鍵詞:人工智能智慧檔案館驅動作用人本理念 
  Abstract: The "wisdom" of the smart archive is embodied in the artificial intelligence technology, which is the technical engine for the development and construction of the smart archive. This paper briefly expounds the concept of the smart archive and the artificial intelligence,then the differences between smart archive and traditional archive and digital archive are analyzed.Finally, the paper main? ly discusses the role of artificial intelligence tech? nology in promoting the individualized service sys? tem, the efficiency of archives work, archives man? agement collaboration skills at all levels, storage and security of intelligent archives, and put forward the construction of intelligent archives should ad? here to the organic unification of technology and humanity. 
  Keywords: Artificial intelligence; Smart archives; Driving effect;Human-oriented ideology 
  2017年10月,國家科技部副部長李萌同志出席在北京舉行的中國人工智能產業發展聯盟成立大會中指出,以習近平同志為核心的黨中央高度重視人工智能的布局和發展,并表示國務院頒布的《國家新一代人工智能發展規劃》是面向2030年的長遠性、戰略性規劃。[1]人工智能作為高新技術產業革命的重要驅動力,它的發展正進入高速成長期。人工智能與大數據緊密結合,并且通過云計算來進行深度學習,可以認為“人工智能=云計算+大數據(一部分來自物聯網)”。[2]目前,人工智能正在不斷推動與各行業相結合的應用,以期實現越發智慧的數據感知和匯總,越發完善的數據模型構建和問題求解,越發自主的平臺服務支撐和數據共享,越發精確周密的決策制定與執行,來促進各個行業的智能化發展。[3]在這一應用進程中,人工智能取得了驕人的成績,同時也給各個特定領域帶來巨大的變化,智慧檔案館就是其中一例。 
  一、人工智能和智慧檔案館概述 
  (一)人工智能 
  在1956年達特茅斯會議中,人工智能(Artificial In? telligence,英文縮寫為AI)這一新概念首次被提出,并被稱為20世紀三大科學技術成就之一。人工智能是計算機科學中關于設計智能計算機系統的一個分支領域,其目的是使計算機模擬人腦及人的思維,從而具有某些類似于人的智慧特征,如理解語言、學習功能、推理及問題求解等功能。[4] 
  (二)智慧檔案館 
  新概念的產生與新技術的發展接踵而至,例如AI、物聯網技術,這些新詞匯的出現引領當今社會信息技術發展的方向,使人們應接不暇,在這些新技術的推動下,作為以技術為支持,以服務為目標的“智慧檔案館”應運而生。 
  我國對智慧檔案館的研究尚處于初級階段,智慧檔案館的內涵豐富,目前檔案學界對“智慧檔案館”還沒有一個明確、標準的正式定義,不同研究視角的學者從不同側面和角度描述了智慧檔案館的含義。下面列舉幾個具有代表性的觀點:楊來青等學者從智慧技術應用于檔案信息管理領域的角度,認為智慧檔案館是采用物聯網、云計算等新技術管理多元化檔案資源,具有感知與處置檔案信息能力并提供檔案信息泛在服務的檔案館模式;[5]許桂清等學者將智慧檔案館的特征總結為:用戶交流感知智慧化,檔案信息資源管理智能化,館藏基礎設備智慧化,個性服務創新智慧化[6];楊智勇等學者從數據、信息、情報與智慧之間的關系出發,認為智慧檔案館是綜合檔案數據、信息、情報、知識來解決檔案收集、管理、保存、利用等問題的智慧化系統和平臺;[7]王小健等學者從建設實踐的角度認為“智慧檔案館=數字檔案館+新技術應用+以人為本理念貫徹+檔案信息集成”;[8]李月娥、周曉林等學者從物聯網技術應用背景下出發,認為智慧檔案館是在傳統的實體檔案館和數字檔案館的基礎上,利用新興的智慧技術,實現檔案館內多種資源的智慧管理,從而提供更加主動、立體互聯的深層智慧化服務。[9]綜上所述,各個學者對智慧檔案館的定義不盡相同,但他們都有一個相同的關注重點,即新的信息技術應用,它是實現智慧檔案館的智慧化系統平穩高效運行的重要手段。 
  (三)智慧檔案館與傳統檔案館、數字檔案館的區別

最初的傳統檔案館以建筑實體為標志,它強調實體管理;數字檔案館是在傳統檔案館的基礎上發展起來的,它強調數字化檔案和電子檔案的管理;現今以人工智能技術和物聯網技術為技術支撐的智慧檔案館,它強調檔案內容信息的管理。回顧檔案館建設的探索與實踐進程,檔案館的管理機制和管理形式一直以智能創新化、數字互聯化、智慧信息化為目標方向。[10]雖然智慧檔案館與傳統檔案館、數字檔案館的基本概念有區別,但它們都承擔著基本一致的社會職責,都屬于“五位一體”的社會主義公益文化事業機構。智慧檔案館與傳統檔案館、數字檔案館的具體區別如表1所示。 
  二、人工智能對智慧檔案館的驅動作用 
  當今檔案館是巨大信息資源的利用中心,智慧城市建設需要智慧檔案館的支撐,數字化檔案和檔案信息共享已經得到各立檔單位的一致認同。伴隨著檔案信息化工作的進程不斷推進,電子檔案的數據規模正以幾何級數的形式極速增長,在全國各地智慧檔案館的建設也開始展開試點探索,青島、杭州、陽泉、麗水等城市已開始將智慧檔案館建設列入智慧城市建設的規劃。人工智能技術以其靈活快速的數據感知、逐漸趨于精確的數據模型和更加個性化的服務模式深入滲透于檔案館之中,使得智慧檔案館為人們提供更加便利、更為有效的服務。科學合理地利用人工智能技術,對智慧檔案館的發展有著重要的驅動作用,具體表現為以下幾個方面。 
  (一)豐富了個性化檔案信息服務系統的服務方式 
  檔案部門增強自身核心競爭力的關鍵方法就是改善檔案信息社會服務。智慧檔案館檔案信息服務單位通過各種智能化技術和智能機器,如信息挖掘技術、自然語言理解技術、智能代理檢索技術、專家系統、智能機器人等來提供個性化定制系統,同時為了使檔案用戶充分利用這些具有價值的信息資源,立檔單位將對不同類型、不同特征的檔案信息資源進行整理。在檔案信息資源分析與整理的工作中,為了定制個性化服務系統,迎合用戶需求,需要選擇合適的檔案信息服務方式。因此檔案信息服務方式作為目前的研究熱點,是智慧檔案館最為關鍵的服務特征,并且也是當今互聯網時代下檔案信息服務工作的新內容。 
  在目前個性化信息服務系統中,系統首先通過信息挖掘技術對用戶的行為進行分析,然后通過智能代理技術自動辨認和感知用戶的位置及其可能感興趣的檔案資源,來主動地向用戶推送關聯信息,提供真正的、全方位的個性化服務,并隨時隨地記錄用戶的活動軌跡、檔案館使用信息等,更加深入地分析用戶的習慣和偏好,從而給予更加個性化的服務。2016年6月,山西省陽泉礦區智慧檔案館升級改造竣工,它將紙質檔案數字化錄入系統存儲,匯聚成電子檔案整合管理。用戶通過個人身份證就可以進入個性化信息服務系統,僅需根據自己的檢索興趣在統一的登錄界面進行操作,便能夠隨時隨地獲得所需的系統化集成的檔案信息資源。 
  智能機器人的出現也將極大地提升智慧檔案館的個性化性服務。檔案利用者可以將自己的需求告知智能機器人,智能機器人迅速為用戶安排服務,提供休息場所、茶水和咨詢服務,為用戶打造舒適的個性智慧化服務。智能機器人在國家政策的大力扶持下將廣泛應用于社會公共事業。早在2016年國家發布的《機器人發展產業規劃》中就指出將基于人工智能技術的社會公共服務型智能機器人列為十大標志性產品之一,預計到2020年實現智能公共服務機器人批量生產。[12] 
  (二)提高了檔案工作的效率 
  20世紀80年代在我國檔案界領域開始出現利用計算機協助檔案工作的現象,隨著21世紀信息時代的到來,人工智能這一概念逐漸得到人們重視,并被廣泛應用于各個領域中,其中包括檔案工作。在傳統檔案工作中,例如檔案的收集、整理、鑒別、保護利用和編研工作主要是采用手工的方式來進行,而在現代信息技術日益成熟和人工智能廣泛應用的背景下,人工智能能夠極大地提高檔案工作的效率。具體表現為以下幾個方面:第一,智慧檔案館利用各種智能主體進行檔案信息資源的收集工作,依據檔案工作者所設置的運行章程,通過智能主體的自學習性、靈活性、主動性和適應性,高效收集檔案信息資源。第二,智慧檔案館通過文本分類技術實現檔案的智能分類。文本分類技術是自然語言處理的一個重要應用領域,它首先對選定的文本樣本集合進行標記,然后得出其中文本屬性和類別間的關系模型,再根據這種關系模型對需要進行分類的文本進行判斷,[13]這樣做大大減少了人工分類中的繁瑣程序。第三,智慧檔案館使用智能機器檢索檔案信息,與傳統檔案信息檢索相比更加省時、省力,利于檔案的規范化、標準化,智能機器能以最方便的形式提供用戶服務。經過自然語言處理后,用戶只需使用普通的話語,就可找到自己需要的檔案。如今人工智能技術已普遍應用于檔案信息數字化、電子化檔案方面,檔案目錄采集、圖片檔案數據采集都可以通過人工智能來實現,利用人工智能技術形成的電子檔案比紙質檔案更加便于攜帶和存貯,這些都使得檔案工作者在處理檔案事務方面更加得心應手和方便快捷。 
  2018年2月,浙江省“杭州市電子文件中心”項目通過驗收,該項目以浙江政務服務網行政審批類事項為重點,建立統一的電子業務數據模型,使之能對各種業務類型的電子檔案進行統一的數據資源管理,[14]逐步實現全市檔案信息資源的整合和共享,極大地提高了檔案工作效率。2018年4月,科大訊飛股份有限公司與國家檔案局科學技術研究所簽署了全面戰略合作協議。該協議重點圍繞檔案的智慧收集、管理、存儲、利用四大方向,促進人工智能在檔案管理中的應用,提高檔案工作效率,以期構建新型人工智能智慧檔案行業標準。同時,為推進檔案工作的轉型升級,根據該協議成立了人工智能檔案聯合實驗室,[15]以期實現新時代檔案事業的改革發展,這將為智慧檔案館更好服務社會記憶存儲和文化傳承創新提供有力支撐。 
  (三)提升了檔案管理各個層級的協作能力 
  數字檔案館采用線性邏輯對檔案信息資源、檔案業務工作進行管理,機構之間、檔案業務不同環節之間缺乏協同機制,檔案信息化產生了“信息孤島”“業務孤島”“應用孤島”等新問題,難以實現檔案業務工作的協調開展。[16]智慧檔案館利用人工智能技術對館中的可用資源進行有效的整合,用戶對資源的調配與使用可以通過共享與傳輸的形式實現,通過信息共享、事件關聯、協同業務等手段,將相關業務整合在一起,進行并發處置或程序處置,使整個檔案館運作具備較強的整合協作能力。例如,用戶可以通過基于全面感知的“一站式”智慧系統平臺來檢索匹配具有相對應的載體形式和信息資源的檔案,這種有全面感知功能的檔案智慧管理平臺利用浩瀚、多樣化、廣泛的數據資源進行整合協調,有望達到檔案檢索、管理、利用查閱的多角度、全方位、一體化高效快捷的服務模式,同時也將深層次地提高檔案用戶的滿意度和檔案管理系統的協作能力,[17]這對于提升檔案管理的效率有重要的意義。在經濟與技術發展的帶動下,檔案規模及結構呈現出了明顯的擴張趨勢,這對檔案管理提出了更新、更高的要求,管理逐漸顯露出了層次性,上層管理需要對中層管理環節予以監測,而中層管理則須對基層各個管理項目予以監測。
在智慧檔案館建設過程中,協作顯得尤為重要,人工智能采取協作分布思維,可以實現對不同層級之間的協調與管理。通過庫存檔案盤點可以了解到,上層核心系統采用模式識別系統模擬人類的感官,來接觸和理解周圍的環境,解讀外界的信息。例如利用模式識別中的文字識別和感官識別,智慧化感知庫存檔案缺失,經過人工智能核實之后,通過專家系統以其特有的專業領域知識和經驗,靈活地對缺失檔案做出迅速反應和解決措施,觸發既往基層檔案業務信息追溯核查,再利用智能代理技術自動查找該卷檔案及相關檔案在各類數據庫中的記錄信息,幫助追溯在庫存盤點中可能出現的問題,來協調檔案工作有秩序地進行。 
  2011年,浙江省麗水市的智慧檔案館與智慧城市建設同步開展實踐探索,它提出運用各種智能技術和依托政務云平臺,采用分布式部署的方法,在全市統籌搭建一市九縣的“智慧檔案”系統,集中一市九縣的各類資源,構建覆蓋全市各級黨政機關的檔案協同管理系統,以期提高各立檔單位的協作能力,推動檔案事業的創新發展。 
  (四)增強了智慧檔案館的智能安防與存儲調度 
  檔案安全是檔案工作的永恒話題和第一要務,是檔案工作的底線,更是檔案事業的關鍵基石。[18]智慧檔案館安全問題需從兩方面來實現:一是在管理和技術兩個層面確保智慧檔案館的安全,改進網絡與信息安全管理,優化檔案備份災難恢復服務體制,以期保證檔案的真實可靠、條理完整和服務安全性。[19]二是通過智慧建設來預防檔案信息安全問題,檔案工作者可以利用聲音識別、指紋識別等各種識別技術,對庫房檔案進行全方位的監控,以防庫房出現突發事件。另外智慧檔案資源安全主要有實體檔案資源安全和數字檔案資源安全。實體檔案資源安全主要是庫房的安全,如今人工智能識別、智能監控的門禁系統已廣泛應用于智慧檔案館的安保,通過人工智能技術模擬人的感官及思維方式,對人臉、聲音、指紋、視網膜、虹膜等信息進行識別和加密。智慧檔案館應用有識別功能的安防系統在接觸檔案資源的人員和實體檔案資源之間建立起了一道安全屏障。通常數字信息資源的安全包括存儲和通訊兩個方面。傳統模式下的檔案館一般采用集中式存儲,但隨著數據量的爆炸式增長,如何更有效的利用和拓展存儲空間成為一道亟待解決的難題。智慧檔案館的檔案資源采用分布式“云”存儲,這種存儲方式能滿足海量數據的增長及訪問查詢,但需要安全、高效的數據管理手段,在這種情況下人工智能技術成為了智慧檔案館檔案資源安全高效運作的保障。 
  2014年江蘇省張家港市檔案局正式啟動“智慧檔案館”建設項目,依托云平臺,分級管理檔案信息,極大地提高了檔案的存儲容量,并為立檔單位提供自己特有且不為外界公開使用的系統,以便存貯不同密級的檔案資源。2016年江蘇省太倉市檔案館應用具有人臉識別、視網膜識別和虹膜識別的門禁系統對進出人員的身份進行識別控制,并且利用可以跟蹤識別定位的監控安防系統來實時保障館內安全,以及采用可識別代碼行為特征的智能防火墻等技術來對庫房檔案資源進行全面檢測,加強檔案管理的保密性,保障檔案信息不被泄露。 
  三、對人工智能背景下智慧檔案館的簡要評價及展望 
  (一)對智慧檔案館的評價 
  雖然當前各級各地智慧檔案館的實踐與探索方興未艾,但是普遍缺乏相關技術標準、法律規范、政府政策支持和統一規劃,因此,智慧檔案館的建設將是一個長期、復雜的過程。智慧檔案館在發展過程中必將面臨許多復雜性問題和不確定性問題。智慧檔案館最大的特征就是在檔案管理的一系列環節中運用各種感知化、智慧化、泛在化的先進技術為用戶提供智慧化服務。但技術始終是一種手段和工具,它的最終目的是為用戶提供具有方便、快捷、高效的精準服務。在智慧檔案館建設過程中很容易走向“重技術、輕內涵”的道路,有關建設部門必須認清建館的初衷,即以人為本,以用戶為中心,全方位地為用戶提供方便快捷的智慧化服務。當前信息技術前景具有很強的不確定性,各種軟硬件設備也處于不斷地更新換代之中,而智慧檔案館建設離不開先進技術設施的支撐,如若檔案館的發展規劃不能實時更新,這些設備技術的不斷革新將會使智慧檔案館的發展陷入一定的困境。 
  (二)對智慧檔案館的展望 
  筆者認為智慧檔案館建設在應用各種現代化智能技術時,要注意避免產生唯技術主義傾向,避免將技術的應用作為建館的主要理念,認清技術是輔導工具,檔案資源才是檔案館的核心。在正確把握和理解人工智能對智慧檔案館的驅動作用下,相關建設部門應該時刻堅持技術與人文的有機統一,秉承人本理念,用發展的眼光去正視技術在館內的應用,以期在科學技術領域,使民眾充分認識到信息時代的人文主義對智慧檔案館的重要作用。目前各界人士對智慧檔案館的研究仍處于探索中,人工智能驅動下智慧檔案館的建設也面臨資金匱乏,人才短缺等問題,但是筆者堅信人工智能技術在“以人為本”的理念下,一定能將極具人文關懷和文化特質的檔案信息資源呈現給用戶,從而真正弘揚智慧檔案館的人本理念。 
  注釋及參考文獻: 
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  作者單位:安徽大學管理學院
 
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